Elk antwoord even secuur als het product
Hoe NUVITA alle interne en externe communicatie via aishaa laat lopen en daardoor sneller en preciezer antwoordt, van offerteaanvraag tot leveringsvraag.
In het kort
Ambitie
In de productie draait alles om precisie. NUVITA wilde diezelfde precisie in de communicatie, intern en met klanten.
Aanpak
Alle interne en externe communicatie samengebracht in één omgeving, met AI die meeleest, context paraat zet en antwoordvoorstellen doet.
Resultaat
Klanten krijgen dezelfde dag een secuur antwoord, en de afstemming tussen kantoor en productievloer loopt via één plek.
Over NUVITA
NUVITA is al ruim twintig jaar een betrouwbare partner in het tabletteren, capsuleren, coaten en verpakken van voedingssupplementen. Het familiebedrijf uit Haps verzorgt het hele traject van grondstof tot verpakking, voor opdrachten vanaf honderdduizend stuks.
De klanten zijn merken en ondernemers die hun supplement laten produceren. Die willen maar één ding zeker weten: dat het product klopt, en dat de afspraken kloppen.
Elke vraag over een receptuur, een batch of een levering verdient daarom een antwoord dat even precies is als het product zelf.
Branche
Productie: voedingssupplementen
Doelgroep
Merken en ondernemers die voedingssupplementen laten produceren
Diensten
Van grondstof tot verpakking: inkopen, mengen, tabletteren, coaten, capsuleren, verpakken
Bedrijf
Familiebedrijf, ruim twintig jaar actief
Vestiging
Haps
Kwaliteit
FSSC 22000-gecertificeerd, de internationaal erkende norm voor voedselveiligheid
Het vertrekpunt
Een klant mailt op maandagochtend over een lopende order: wanneer wordt er geleverd, en kan de verpakking nog worden aangepast? Om die vraag goed te beantwoorden is informatie nodig van planning, kwaliteit en de productievloer.
Die informatie was er altijd. Maar het verzamelen kostte tijd: de afstemming liep via losse mailboxen, telefoontjes en de wandelgangen, en het antwoord hing af van wie er die dag zat.
Drie ontwikkelingen maakten dat merkbaarder:
Meer klanten, meer maatwerk
Elke receptuur, elk formaat en elke verpakking is anders. Hoe meer opdrachten er lopen, hoe meer uitzoekwerk er achter een ogenschijnlijk simpele vraag zit.
Kantoor en productie werken aan dezelfde order
Verkoop, planning, kwaliteit en de productievloer hebben elk een deel van het antwoord. Dat is een kracht, mits iedereen naar hetzelfde beeld kijkt.
De lat ligt hoog
In een productieomgeving is een klein misverstand over een specificatie een groot probleem. Wat je een klant toezegt, moet kloppen, tot op het detail.
“In de fabriek controleren we alles dubbel. Onze communicatie verdient dezelfde zorgvuldigheid.”
Freek van Dreumel, directeur bij NUVITA
Waarom aishaa
NUVITA keek eerst naar de gebruikelijke route: een extra mailbox erbij, of een los ticketsysteem voor klantvragen. Beide maken het versturen van berichten makkelijker. Geen van beide zorgt dat iedereen naar hetzelfde beeld kijkt.
“We wilden niet sneller mailen. We wilden dat iedereen naar hetzelfde beeld kijkt.”
Freek van Dreumel, directeur bij NUVITA
Wat het bedrijf zocht, was één omgeving waarin het klantcontact en de interne afstemming naast elkaar staan, zodat elke medewerker bij elke vraag het complete beeld heeft, en elke afspraak vanzelf op de juiste plek terechtkomt.
Kwaliteit, controle en de rol van AI
In een bedrijf waar voedselveiligheid en precisie voorop staan, is de vraag "wat doet de AI precies" geen bijzaak. Daarom is die vooraf beantwoord.
AI bereidt voor, de medewerker beslist
Binnen aishaa vat AI de context samen en stelt antwoorden voor. Er gaat niets naar een klant zonder dat een medewerker het heeft gelezen en goedgekeurd. Toezeggingen over recepturen, planning en leveringen blijven mensenwerk.
Elke stap is herleidbaar
Bij elk bericht is vastgelegd wat er is gecommuniceerd, wanneer en door wie. Dat maakt afspraken niet alleen terugvindbaar, maar ook beter controleerbaar dan bij losse mailboxen.
Gegevens blijven waar ze horen
De inrichting is getoetst aan de AVG, met afspraken over verwerking, bewaartermijnen en toegangsrechten die passen bij commercieel gevoelige klant- en productinformatie.
Toegang op maat
Niet iedere medewerker hoeft alles te zien. De rechtenstructuur volgt de rollen binnen het bedrijf.
De implementatie
Enkele weken van kick-off tot livegang, met vooraf aandacht voor de inrichting van bedrijfskennis, gegevensverwerking en toegangsrechten.
Stap 1
Beginnen bij de belangrijkste momenten
We begonnen bij de momenten die er voor NUVITA het meest toe doen: een offerteaanvraag, een orderstatusvraag en een specificatiewijziging. Die drie bepaalden welke informatie bij elke vraag direct zichtbaar moest zijn.
Stap 2
Communicatie aangesloten, bedrijfskennis ingericht
E-mail en de interne communicatie zijn aangesloten, zodat orders, afspraken en correspondentie bij elke vraag direct zichtbaar zijn. Daarna is de bedrijfskennis ingericht: werkwijzen, het productieproces en de heldere, directe manier waarop NUVITA communiceert.
Stap 3
De controle doorgenomen met het team
Tot slot is met het team doorgenomen hoe de controle werkt: wat AI voorstelt, waar de medewerker op let, en hoe afspraken worden vastgelegd.
Zo werkt het nu
Dezelfde klantvraag, dezelfde maandagochtend. De medewerker die de vraag oppakt ziet direct:
Het antwoord begint niet met navragen, maar met: "Uw order staat voor donderdag gepland, en de gewijzigde verpakking kan nog mee."
En na afloop ligt de toezegging vast bij de order, zonder dat iemand daar apart tijd voor hoeft te nemen.
De resultaten
Kantoor en productievloer, één geheugen.
berichten opgesteld met een antwoordvoorstel, altijd gecontroleerd door een medewerker.
minder tijd kwijt aan het uitzoeken van order- en productinformatie.
2 werkdagen → zelfde dag
inhoudelijk antwoord op een klantvraag.
van de directeur
Klanten merken het verschil: ze krijgen sneller antwoord, en het klopt in één keer.
Freek van Dreumel, directeur bij NUVITA
Vooruitkijken
NUVITA wil de stap zetten van reageren naar vooruitkijken. Terugkerende vragen, zoals de status van een order, worden steeds verder geautomatiseerd, zodat het team tijd overhoudt voor vragen die echt aandacht vragen.
Daarnaast onderzoekt het bedrijf hoe het proactiever kan communiceren rond planning en leveringen, zodat klanten geïnformeerd zijn voordat ze het hoeven te vragen.
Slimmer klantcontact betekent hier niet: meer mails versturen. Het betekent: elk antwoord even secuur als het product dat de deur uit gaat.
Herkenbaar?
Ook in een productiebedrijf valt of staat klantvertrouwen met secure communicatie. We laten graag zien hoe dat werkt, ook in uw omgeving.