Gegevensverwijdering

1Uw recht op verwijdering

U heeft op grond van de AVG (artikel 17) het recht om ons te vragen alle persoonsgegevens die wij van u verwerken te verwijderen. Dit wordt ook wel het recht op vergetelheid genoemd. U hoeft voor zo’n verzoek geen reden op te geven en er zijn geen kosten aan verbonden.

2Zo dient u een verzoek in

Stuur een e-mail naar privacy@aishaa.nl, bij voorkeur vanaf het e-mailadres waarmee u eerder contact met ons heeft gehad. Vermeld in uw e-mail:

• uw naam en eventueel uw bedrijfsnaam;
• dat u wilt dat wij uw persoonsgegevens verwijderen;
• indien van toepassing: andere e-mailadressen of telefoonnummers waarmee u contact met ons heeft gehad, zodat we alles kunnen terugvinden.

Een speciaal formulier of juridische formulering is niet nodig; een kort bericht is voldoende.

3Hoe wij uw verzoek afhandelen

Na ontvangst van uw verzoek sturen we u zo snel mogelijk een ontvangstbevestiging. Vervolgens verwijderen we uw persoonsgegevens uit onze systemen, uiterlijk binnen 30 dagen na uw verzoek. Zodra de verwijdering is afgerond, ontvangt u daarvan per e-mail een bevestiging.

Is een verzoek uitzonderlijk complex, dan staat de AVG toe dat deze termijn wordt verlengd. In dat geval laten we u dat binnen 30 dagen na uw verzoek weten, met de reden van de verlenging en de nieuwe termijn. In de praktijk verwachten we dat vrijwel elk verzoek ruim binnen 30 dagen is afgerond.

Twijfelen we of het verzoek echt van u afkomstig is, dan vragen we u eerst om aanvullende informatie om uw identiteit te bevestigen. Zo voorkomen we dat iemand anders uw gegevens kan laten verwijderen.

4Wat wij verwijderen

We verwijderen alle persoonsgegevens die wij als verwerkingsverantwoordelijke van u verwerken. Denk aan:

• contact- en demoaanvragen via de website;
• e-mailcorrespondentie en notities van gesprekken;
• uw gegevens in onze administratie, voor zover geen wettelijke bewaarplicht geldt;
• uw gegevens bij onze verwerkers, zoals onze hosting- en e-mailleveranciers.

Verwijderde gegevens verdwijnen ook uit onze back-ups; die worden volgens een vast schema overschreven, waarna de gegevens definitief weg zijn.

5Wanneer wij iets (nog) niet mogen verwijderen

Soms verplicht de wet ons om bepaalde gegevens tijdelijk te bewaren. Facturen en betaalgegevens vallen bijvoorbeeld onder de fiscale bewaarplicht van zeven jaar. Die gegevens mogen we niet eerder verwijderen, maar we beperken dan wel de verwerking: ze worden alleen nog bewaard en nergens anders voor gebruikt, en zodra de wettelijke termijn is verstreken verwijderen we ze alsnog. In onze bevestiging geven we aan of dit voor uw gegevens geldt en zo ja, om welke gegevens en welke termijn het gaat.

6Gegevens in het aishaa-platform van een organisatie

Heeft u contact gehad met een organisatie die aishaa gebruikt voor haar klantcontact? De gegevens uit die gesprekken verwerken wij als verwerker, in opdracht van die organisatie. Zij is verwerkingsverantwoordelijke en beslist over verwijdering. Dien uw verzoek in dat geval bij die organisatie in; zij kan de verwijdering vervolgens ook in het aishaa-platform laten uitvoeren. Stuurt u zo’n verzoek toch naar ons, dan laten we u dat weten en verwijzen we u door naar de juiste organisatie.

7Uw overige privacyrechten

Naast het recht op verwijdering heeft u onder meer recht op inzage, correctie, beperking van de verwerking, bezwaar en dataportabiliteit. Meer daarover leest u in ons privacybeleid. Ook voor deze verzoeken kunt u terecht via privacy@aishaa.nl.

8Niet tevreden over de afhandeling?

Vindt u dat wij uw verzoek niet goed hebben afgehandeld, laat het ons dan weten; we komen er graag samen met u uit. Daarnaast heeft u altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of bij de privacytoezichthouder in uw eigen land.